Tagungen und Konferenzen müssen reibungslos ablaufen, damit sich die Teilnehmer während der Veranstaltungen wohlfühlen, die Organisatoren ihre Ziele erreichen und alle ein für sich positives Ergebnis erzielen. Darum ist es notwendig, dass ein professioneller Dienstleister die Ausstattung mit audiovisuellen Mietgeräten übernimmt, damit Bild, Ton und Beleuchtung stimmen. Wir von AVDATA stellen durch unsere Veranstaltungsbetreuung durch Fachpersonal sicher, dass ein technisch störungsfreier Ablauf gesichert ist. Bei Tagungen werden aufgrund der Themenvielfalt neben dem Hauptsaal oft auch mehrere Zusatzräume genutzt, die miteinander vernetzt werden. Diese Vernetzung gewährleistet eine hohe Flexibilität, die Referentenausfälle, Referentenänderungen sowie Raumwechsel zu keiner Zeit zu einem technischen Problem werden lassen. Zudem kann auf kurzfristig veränderte Teilnehmerzahlen wegen aktuellen Ereignissen just-in-time reagiert werden.

Auch die Medienannahme für Konferenzen und Tagungen übernehmen wir gerne für Sie. Dabei liefern uns die Referenten vorab ihre Unterlagen, die von uns gesichtet und an die vorhandenen Präsentationssysteme angepasst werden. Diesen Service können wir auch direkt am Veranstaltungsort leisten und damit sicherstellen, dass auch kurzfristig angereiste Referenten ihre Inhalte vorstellen können. Zudem wird ermöglicht, dass noch kurz vor Tagungsbeginn inhaltliche und grafische Änderungen an Präsentationen durchgeführt werden können.

Als langjähriger Vertragspartner der KARLSRUHER MESSE UND KONGRESS GMBH (KMK) begleiten wir von AVDATA pro Jahr rund 40 Veranstaltungen mit unseren Dienstleistungen. Ein besonderer Höhepunkt war das 25-jährige Jubiläum von Europas größter Bildungsmesse „Learntec“. Neben einer 10 x 5 Meter großen LED-Wand im Eingangsbereich wurden Projektoren, Bildwände, Monitore und Beschallungssysteme zur Verfügung gestellt. Insgesamt wurden 41 Aussteller technisch ausgerüstet. Weiterhin statteten wir vier große Präsentationsareale mit Projektoren bzw. LED-Wänden aus. Zwei Konferenzebenen wurden mit Kameras und Tagungstechnik bestückt. Insgesamt wurden aus dem AVDATA-Mietpark rund 40 Tonnen Equipment zur Verfügung gestellt. Für den Auf- und Abbau benötigten wir ingesamt zwei Wochen, zu Spitzenzeiten waren zehn unserer Veranstaltungstechniker vor Ort.

AVDATA stattete die KMK anlässlich dieser Veranstaltung zudem mit einem Backoffice zur Medienannahme bestehend aus zehn Arbeitsplätzen aus.

Unverzichtbar bei größeren Veranstaltungen ist es, ein effizientes digitales Leitsystem zur Besucherführung zu installieren. Hier ist auch die Einbindung automatisierter Besucherregistrierungssysteme möglich. Für internationale Tagungen und Konferenzen stellen wir Ihnen unsere Dolmetschertechnik – gern mit den gewünschten Dolmetschern – zur Verfügung.